「ペーパーレス化」＆「クラウド化」から始める業務改善

どんな業種・職種においても、仕事をする上で絶対に必要になる「書類」。

社内で使用するものから、社外の方とやりとりをするもの、

あるいは官公庁などに提出するものなど、

日々業務をしていると、本当に様々な書類が、様々な方法でやりとりされていますね。

現場での作業が多い方など、デスクワークをする時間がなかなかとれない方は特に、

この膨大な書類たちとの付き合い方に、悩まされている方も多いかもしれません。

たったひとつの書類を取りに行くためだけに、

本当は直帰できるところを、事務所に戻らなければいけない…。

いざ事務所に着いても、「あれ、どこに置いたかな…？」と探しているうちに、

あっという間に時間が過ぎていく…。

「〇〇の書類を提出してください」と電話をもらったはいいけれど、

書類のデータは事務所のパソコンの中。

書類1つをFAXやメールで送るくらい、出先にいてもできるようになればいいのに…！

そんなときに、業務効率化の強い味方になるのが、「ペーパーレス化」＆「クラウド化」。

様々な紙の書類をデジタルデータにして、

そのデータを「クラウドサービス」と呼ばれるサービスを利用して保存しておけば、

インターネットにつながる環境であればどこでも、そのデータを見ることができるようになります。

わざわざパソコンを持ち運ばずとも、お手持ちのスマホやタブレットなどで、データの閲覧や送受信などもできるようになるので、ちょっとした面倒な手間をぐっと減らせるかもしれません…！

データをクラウド化して、どこからでも閲覧・編集できるようにする

本来「クラウドサービス」とは、「ハードウェアを購入したり、ソフトウェアをインストールしなくても利用できるサービス」のことを指しますが、

今回取り上げる「クラウド化」は、「パソコン上のデータを、インターネット上で保管・閲覧・編集できるようにすること」を指します。

通常、WordやExcel、写真や動画など、パソコン上の様々なデータは、そのパソコンのハードディスク内に保管されていると思いますが、

データを「クラウド化」することで、それらのデータをインターネット上にも保管し、他のパソコンやスマホからでもデータを閲覧・編集することができるようになります。

クラウド化したデータを保管するサービスを「クラウドストレージ」と呼び、有名なサービスには「Googleドライブ」、「Microsoft Onedrive」、「Dropbox」などがあります。

いずれのサービスも、一定容量までは無料で利用でき、月1,000円程度の料金を払うと、よりたくさんの容量を保存することができます。

出先など、もともとのパソコンが利用できない状況でも、データを見ることができるほか、

万が一パソコンが壊れたときでも、クラウド上にデータを保管しておけば、データを失わずにすむ、などのメリットもあります。

メールをクラウド化して、「脱パソコン」する

メールチェックのためだけに、パソコンを開いた経験がある。

久しぶりにメールを開いたら、未読メールがたくさんあって冷や汗…。

そんなご経験のある方は、メールのクラウド化もひとつの方法かもしれません。

OCNやSo-netなどのインターネットプロバイダから提供されるメールアドレスは、「Outlook」やWindows既定の「メール」など、パソコンにインストールされているメーラー（メールソフト）に設定して使用するのが一般的です。

一方、Gmailなどに代表されるクラウド型のメールサービスは、Microsoft EdgeやInternet Explorer, Google ChromeといったWEBブラウザの中で使用するため、使用する端末が変わっても問題ありません。

前述したデータのクラウド化ができていれば、

クラウド上にあるデータを添付してメールを送信、といった動作が、お手持ちのスマホ上でも可能になります。

また、「今までのメールアドレスを急にやめられない…」という場合は、

メールの転送設定などを使用すれば、今までのメールアドレスを使用したまま、クラウド環境に移行することが可能です。

ここまでの2つは、無料でも導入できますので、お試し的に利用する場合でも、コスト的な心配はありません。

ペーパーレスFAXで、FAXの送受信をデジタル化する

ペーパーレス対応のFAXを購入すると、受信したFAXを紙に印刷せず、デジタルデータとして見られるようになったり、パソコンで作成した文書データを、印刷せずに直接送信することができるようになります。

データでまず閲覧して、必要なものは印刷、DMなど不要なものはそのまま削除、といったことができるので、用紙代の削減にもつながります。

また、そもそも固定電話番号を持っていない場合でも、電話番号の取得から実際のFAXの送受信まで、すべてネット上で完結できる「インターネットFAX」というサービスも存在します。

自分で電話番号を持つ必要も、FAX対応の電話機を置く必要もありませんし、

「FAXの送受信はしたいけれど、わざわざそのために固定電話を持つほどでもない…」という場合には、こういったサービスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

クラウド会計を利用して、手書きの出納帳やレシートを電子化する

「freee会計」や「Money Forward クラウド」等のクラウド会計サービスを利用すると、

今までイチから手書き・手計算していた現金出納帳や請求書などを、スマホやパソコンのWEBブラウザ上で簡単に入力・集計することができます。

計算もすべて自動でやってくれるので、計算ミスをすることもありませんし、

通帳を記帳して、現金出納帳に転記して、その出納帳をコピーして、会計事務所に郵送して…といった二度手間、三度手間を、1回の入力ですべて完結することができ便利です。

もちろん、作業する場所も問いません。

また、インターネットバンキングと連動すれば、

預金の入出金データを自動で取得して反映したり、振込もインターネット上で完結できるようになるので、わざわざATMに並ぶ必要もありませんし、

領収書なども、スマホやスキャナで撮影して送信すれば、自動で蓄積されていくので、会計事務所との書類のやりとり、郵送の負担も軽減されます。

弊事務所では、freee認定アドバイザーの資格を保持しておりますので、

必要な機器の導入から初期設定、経理業務全体の見直しなど、トータルでご支援することが可能です。関心をお持ちの方は、ぜひご相談ください。