- ハイフィールド税理士法人大崎事務所
「ペーパーレス化」&「クラウド化」から始める業務改善
どんな業種・職種においても、仕事をする上で絶対に必要になる「書類」。
社内で使用するものから、社外の方とやりとりをするもの、
あるいは官公庁などに提出するものなど、
日々業務をしていると、本当に様々な書類が、様々な方法でやりとりされていますね。
現場での作業が多い方など、デスクワークをする時間がなかなかとれない方は特に、
この膨大な書類たちとの付き合い方に、悩まされている方も多いかもしれません。
たったひとつの書類を取りに行くためだけに、
本当は直帰できるところを、事務所に戻らなければいけない…。
いざ事務所に着いても、「あれ、どこに置いたかな…?」と探しているうちに、
あっという間に時間が過ぎていく…。
「〇〇の書類を提出してください」と電話をもらったはいいけれど、
書類のデータは事務所のパソコンの中。
書類1つをFAXやメールで送るくらい、出先にいてもできるようになればいいのに…!
そんなときに、業務効率化の強い味方になるのが、「ペーパーレス化」&「クラウド化」。
様々な紙の書類をデジタルデータにして、
そのデータを「クラウドサービス」と呼ばれるサービスを利用して保存しておけば、
インターネットにつながる環境であればどこでも、そのデータを見ることができるようになります。
わざわざパソコンを持ち運ばずとも、お手持ちのスマホやタブレットなどで、データの閲覧や送受信などもできるようになるので、ちょっとした面倒な手間をぐっと減らせるかもしれません…!
データをクラウド化して、どこからでも閲覧・編集できるようにする
本来「クラウドサービス」とは、「ハードウェアを購入したり、ソフトウェアをインストールしなくても利用できるサービス」のことを指しますが、
今回取り上げる「クラウド化」は、「パソコン上のデータを、インターネット上で保管・閲覧・編集できるようにすること」を指します。
通常、WordやExcel、写真や動画など、パソコン上の様々なデータは、そのパソコンのハードディスク内に保管されていると思いますが、
データを「クラウド化」することで、それらのデータをインターネット上にも保管し、他のパソコンやスマホからでもデータを閲覧・編集することができるようになります。
クラウド化したデータを保管するサービスを「クラウドストレージ」と呼び、有名なサービスには「Googleドライブ」、「Microsoft Onedrive」、「Dropbox」などがあります。
いずれのサービスも、一定容量までは無料で利用でき、月1,000円程度の料金を払うと、よりたくさんの容量を保存することができます。
出先など、もともとのパソコンが利用できない状況でも、データを見ることができるほか、
万が一パソコンが壊れたときでも、クラウド上にデータを保管しておけば、データを失わずにすむ、などのメリットもあります。
メールをクラウド化して、「脱パソコン」する
メールチェックのためだけに、パソコンを開いた経験がある。
久しぶりにメールを開いたら、未読メールがたくさんあって冷や汗…。
そんなご経験のある方は、メールのクラウド化もひとつの方法かもしれません。
OCNやSo-netなどのインターネットプロバイダから提供されるメールアドレスは、「Outlook」やWindows既定の「メール」など、パソコンにインストールされているメーラー(メールソフト)に設定して使用するのが一般的です。
一方、Gmailなどに代表されるクラウド型のメールサービスは、Microsoft EdgeやInternet Explorer, Google ChromeといったWEBブラウザの中で使用するため、使用する端末が変わっても問題ありません。
前述したデータのクラウド化ができていれば、
クラウド上にあるデータを添付してメールを送信、といった動作が、お手持ちのスマホ上でも可能になります。
また、「今までのメールアドレスを急にやめられない…」という場合は、
メールの転送設定などを使用すれば、今までのメールアドレスを使用したまま、クラウド環境に移行することが可能です。
ここまでの2つは、無料でも導入できますので、お試し的に利用する場合でも、コスト的な心配はありません。
ペーパーレスFAXで、FAXの送受信をデジタル化する
ペーパーレス対応のFAXを購入すると、受信したFAXを紙に印刷せず、デジタルデータとして見られるようになったり、パソコンで作成した文書データを、印刷せずに直接送信することができるようになります。
データでまず閲覧して、必要なものは印刷、DMなど不要なものはそのまま削除、といったことができるので、用紙代の削減にもつながります。
また、そもそも固定電話番号を持っていない場合でも、電話番号の取得から実際のFAXの送受信まで、すべてネット上で完結できる「インターネットFAX」というサービスも存在します。
自分で電話番号を持つ必要も、FAX対応の電話機を置く必要もありませんし、
「FAXの送受信はしたいけれど、わざわざそのために固定電話を持つほどでもない…」という場合には、こういったサービスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。
クラウド会計を利用して、手書きの出納帳やレシートを電子化する
「freee会計」や「Money Forward クラウド」等のクラウド会計サービスを利用すると、
今までイチから手書き・手計算していた現金出納帳や請求書などを、スマホやパソコンのWEBブラウザ上で簡単に入力・集計することができます。
計算もすべて自動でやってくれるので、計算ミスをすることもありませんし、
通帳を記帳して、現金出納帳に転記して、その出納帳をコピーして、会計事務所に郵送して…といった二度手間、三度手間を、1回の入力ですべて完結することができ便利です。
もちろん、作業する場所も問いません。
また、インターネットバンキングと連動すれば、
預金の入出金データを自動で取得して反映したり、振込もインターネット上で完結できるようになるので、わざわざATMに並ぶ必要もありませんし、
領収書なども、スマホやスキャナで撮影して送信すれば、自動で蓄積されていくので、会計事務所との書類のやりとり、郵送の負担も軽減されます。
弊事務所では、freee認定アドバイザーの資格を保持しておりますので、
必要な機器の導入から初期設定、経理業務全体の見直しなど、トータルでご支援することが可能です。関心をお持ちの方は、ぜひご相談ください。