「脱エクセル」から始める業務改善

以前のブログで、弊所での業務改善に向けた取り組みの概要をご紹介しましたが、

今回は、より具体的な取り組みについてご紹介します。

現在、弊所ではKintoneというクラウドサービスの導入に向けて、所内での準備を進めています。

導入の経緯は様々あるのですが、そのきっかけのひとつが、

「脱エクセル」を実現したい、というものでした。

弊所では、会計事務所向けのクラウドサービスを利用して、

日々の進捗管理や、顧問先様とのファイル共有などを行っていますが、

このクラウドサービスでの管理とは別に、別途エクセルを作って管理を行っている事項も数多く存在します。

これらのエクセルは、事務所内に設置されたネットワークHDD（NAS：Network Attached Storage）に保管され、全社員が編集・閲覧できるように共有されています。

エクセル、とっても便利ですよね。

表計算ソフトではありますが、表計算にとどまらずいろいろなことができますし、

大抵のことはエクセルでできてしまう、と言っても過言ではないです。

ただこのエクセル、便利がゆえにとにかく乱立しやすい…！

たくさんのエクセルが作られて、情報が複数の場所に分散してしまうと、今度は様々なデメリットが生じてきます。

たとえば…

• ひとつの作業が終わる度に、こちらにこれを記入して、あちらにもこれを入力して…と、入力の手間が増え、抜け漏れが発生するリスクが高まる

• 複数のエクセルにまたがるデータを統合的に把握して、分析・管理することが難しい

• データが増えてくると容量が重くなり、開くのに時間がかかる

などなど…

また、不意なデータ破損のリスクもありますし、誰かが誤って編集してしまった場合でも、全員でひとつのファイルを共有しているため、誰がどこを編集したのか追跡できないという危うさもあります。

ひとりが作業していると、NASの仕様上、別の人が同時に開くこともできず、「エクセル待ち」も度々発生していました。

データの連携、という点では、VBA（エクセルなどのOffice製品で利用できるプログラミング言語）を活用する、という方法もありますが、

プログラミングの知識を持つ人がいなければそもそもお手上げですし、

万が一その人が辞めてしまったりすると、どうやって動いているのか誰にもわからない（改修も当然できない）「闇エクセル」ファイルが生まれる、ということにもなりかねません。

弊所でも、簡単な関数であればある程度操作できる人はいるものの、

VBAを習得しているものは誰もおらず、エクセルの多機能化には限界がありました。

これがクラウドサービスなどのツールに移行すると、

• 統合的にデータを管理、把握することができ、入力の手間も軽減される

• 編集履歴を蓄積、追跡することができ、データの巻き戻しも容易

• 複数人で同時にアクセスすることが可能

といったメリットがあります。

ある程度の機能であれば、プログラミングの知識がなくとも活用できるところもありがたいポイントです。

現在使っている会計事務所向けのクラウドサービスは、

その名の通り、会計事務所向けに特化しているため、業務に活用しやすい部分もある一方、

カスタマイズが難しく、どうしてもこのサービス内だけでは完結できない部分が出てくる＝エクセルに頼らざるをえない、というのが課題でした。

今回、より柔軟にカスタマイズが可能なKintoneを活用することで、

分散していた情報をできる限り一元化し、業務効率の向上につなげたい、という狙いがあります。

クラウドで業務管理を行うサービスにも様々なものがありますので、

活用シーンや導入の狙いによって、適切なサービスを選ぶことも重要なポイントです。

とはいえ、使ってみないとなかなかわからない部分もあるとは思いますが、

多くのサービスでは、無料トライアル（一定期間、無料でサービス利用をお試しできる）期間がありますので、まずは気軽に試してみる、ということも可能です。

事前の情報収集や、無料トライアル期間も有効に活用しながら、自社に合ったサービスを選定していけるとよいですね。