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  • ハイフィールド税理士法人大崎事務所

デジタルツールで始める業務改善

デジタル化、SaaS活用、DX―――

このブログをお読みの皆さんも、ニュースなどで一度は耳にしたことがあるワードではないでしょうか。


コロナウイルスの影響もあり、弊事務所でもリモートワークを推進してきました。

現在、弊事務所ではおよそ10名ほどの社員が働いていますが、

在宅でも業務ができるようなセキュリティ対策の導入などを行い、

各日交代で2~3名が出社し、残りの社員は自宅などでリモートワークを行う、という体制を現在も継続しています。


また、当ブログでもご紹介している電子帳簿保存法改正に代表されるように、

社会全体でもデジタル化の波は着実に進んでいます。


私どものような士業事務所でも、

これまでのように

「全員が同じ場所で」「紙媒体の資料を見ながら」仕事をする

というワークスタイルが根本的に覆された今、

業務効率化・業務改善のやり方も、デジタルを中心に考える必要が出てきています。

そしてその中で「様々あるデジタルツールをどう活用するか」は非常に重要な要素です。


一方で、デジタルツールがどんどん進化しているとはいえ、

いきなり皆が当たり前のようにそれらのツールを使いこなせるようになる、ということもありません。

デジタルツールの利用を推し進めた結果、余計に手間がかかってしまったり、

それらを使いたくない(使えない)人向けの「ローカルルール」が生まれてしまったりしては、業務改善にはかえって逆効果です。


無理なく、誰も置き去りにせずに、デジタルツールを活用した業務改善を進めていくには、どのようにすればよいのか?

このブログでも、今後数週に1回のペースで、現在進行形で進んでいる弊事務所の取り組みをご紹介させていただきます。

お読みの皆さんの業務改善にも、少しでもヒントになれば幸いです。


現在、弊事務所で使用している主なツールのご紹介


今回は、現在弊事務所で導入している、または今後導入しようとしている主なツールをご紹介させていただきます。


Zoom:WEB会議ツール

昨年(2020年)一気に有名になったZoom。

弊事務所でも、会社で全員が顔を合わせる代わりに、始業から終業まで、常にZoomを接続した状態にして、社内でのコミュニケーションを図っています。

画面共有機能を使って、今自分が操作している画面を見せながら説明や打合せをすることができますし、

少人数での打合せなどにも、ブレイクアウトルームの機能を使ってすぐに移動ができるので、とても便利です。



freee:クラウド会計ソフト

クラウド会計ソフトとして最近シェアを伸ばしてきているfreee。

銀行口座との同期機能や、経理処理を自動で推測・処理してくれる機能など、

うまく使いこなせば、作業量の大幅な削減と、経理のリアルタイム化を実現してくれるソフトです。

弊事務所でもfreee認定アドバイザーの資格を取得し、導入を推進しています。



NINJA SIGN:電子契約システム

こちらはまだ使い始めですが、今後契約書の電子化などに活用していく予定です。



Kintone

こちらも現在構築中ですが、日々の進捗管理などのデータ蓄積は、

別の会計事務所向けクラウドサービスから、徐々にKintoneに移行していく予定です。



これらのツールの導入意図や、導入にあたっての注意点などは、また次回以降にご紹介したいと思います。

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