電子帳簿保存法とは(後編)

　前回は電子帳簿保存法の概要と電子帳簿等保存について解説しました。

　今回はスキャン保存と電子取引について解説したいと思います。

• スキャン保存

　　　スキャン保存は要件が緩和されることにより、スキャン保存を導入しやすくなりま

　　す。

　　　これにより紙で保存していた場合に場所をとっていた保存場所が空くようになった

　　り、スキャナ保存したデータを会計ソフトに保存することにより会計データとスキャン

　　データを紐づけることができるというメリットがあります。

　　　一方、スキャン保存を導入するとスキャン作業に時間がかかってしまうというデメリ

　　ットもあるため事業者様ごとに導入するか検討が必要になります。

　　　1.事前承認の廃止

　　　　改正前は税務署長による事前承認が必要でしたが令和4年1月1日からは不要にな

　　　　ります。

　　　2.要件

　　　　⑴記載事項の入力及びタイムスタンプ※１の付与※2を最長約2か月概ね７営業日

　　　　　以内に行うこと

　　　　⑵取引年月日、取引金額、取引先により検索できること

　　　　⑶日付又は金額の範囲指定により検索できること※3

　　　　⑷二以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること※3

　　　　⑸その他の要件につきましては多数ございますので、下記の国税庁のホームページ

　　　　　からご確認ください。

　　　　　https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/07scan/02.htm

　　　　※１タイムスタンプとは、ある時刻にその電子データが存在し、その後改ざんされ

　　　　　 ていないことを証明するものです。

　　　　※2データの訂正又は削除の事実及び内容を確認できるシステム(訂正又は削除

　　　　　 をできないシステムを含む)にデータを保存した場合には、タイムスタンプの

　　　　　 付与は不要(会計ソフトのうちこのようなシステムに対応してきているもの

　　　　　 もでてきているので、確認してみるのもよいかもしれません。)

　　　　※3税務署員による質問検査権に基づく電子的記録のダウンロードの求めるに応じ

　　　　　 ることができるようにしている場合には、不要

　　　3.適用時期

　　　　令和4年1月1日以降に行うスキャン保存について適用(例：令和3年12月28日の領

　　　　収書を令和4年1月4日に行うスキャン保存については対象となります。)

　　　4.紙原本の廃棄

　　　　令和4年1月1日以後に保存を行う国税関係書類については、スキャナで読み取り、

　　　　折れ曲がり等の同等確認を行った後であれば、紙原本は即時に廃棄してもよい。

　　　　注：入力期間を経過した場合(一定の場合を除く)やプリンタで読み取れる大きさよ

　　　　　　りも大きいものを読み取った場合には、紙での保存が必要になります。

• 電子取引

　　　電子取引の具体例については後述しますが当該取引を行っている事業者様多いと思わ

　　れます。また電子取引は前述した電子帳簿等保存・スキャン保存とは違い義務化され

　　る部分もありますので影響を受ける事業者様も多いと思います。そして電子取引のデー

　　タの保存方法等も要件がございますので、保存方法等についても検討が必要になりま

　　す。

　　　1.電子取引の具体例

　　　　⑴電子メールに請求書等が添付された場合

　　　　⑵ amazonなどのインターネットショッピングで領収書等をWEB上に保存または

　　　　　WEB上からダウンロードする場合

　　　　⑶第三者等が管理するクラウドサービスで領収書等を保存またはダウンロードする

　　　　　場合

　　　　⑷従業員がスマホやパソコンを使用して電子データにより経費の立替の報告を受け

　　　　　ている場合

　　　　⑸クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードの支払いデータ、スマホア

　　　　　プリの決済データを取得する場合

　　　　⑹EDIシステムを利用している場合

　　　　⑺ペーパー化されたFAX機能を持つ複合機を利用している場合

　　　　⑻請求書等のデータをDVD等の記録媒体にて受領

　　　2.電子取引データの保存の義務化

　　　　　上記1で取得した電子取引の取引情報※４に係る電磁的記録ついては、所得税法

　　　　及び法人税法上書面で保存が認められなくなり電子データによる保存が求められま

　　　　す。※５

　　　　　そのため、上記1のような取引を行っている(又は行う予定がある)事業者につい

　　　　てはデータの保存方法を検討する必要があります。

　　　　※４取引情報とは、取引に関して受領し、または交付する注文書、契約書、送り

　　　　　 状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいいま

　　　　　 す。

　　　　※５消費税における電子取引の取引情報等に係る電磁的記録については、引き続き

　　　　　　出力書面による保存が可能

　　　3.要件

　　　　⑴次のいずれかを満たすこと

　　　　　①タイムスタンプ付与データの授受する

　　　　　②電子取引データの授受後に約2か月以内にタイムスタンプを付与

　　　　　③訂正削除不可等のシステムの使用(例：EDIシステム・クラウドシステム)

　　　　　④訂正及び削除の防止に関する事務処理規定の備え付け及び運用

　　　　　実務上、運用するにあたっては③・④が現実的かと思います。

　　　　⑵取引年月日、取引金額、取引先により検索できること※６

　　　　⑶日付又は金額の範囲指定により検索できること※3※6

　　　　⑷二以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること※3※6

　　　　⑸システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理

　　　　 マニュアル等)を備え付けること

　　　　⑹保存場所に、電子計算書(パソコン等)、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及

　　　　　びこれらの操作説明書を備え付け、画面及び書面に整然とした形式及び明瞭な状

　　　　　態で速やかに出力できるようにしておくこと

　　　　※６判定期間(電子取引が行われた日の属する事業年度の前々事業年度)の売上高が

　　　　　　1000万円以内の場合、税務署員による質問検査権に基づく電子的記録のダウ

　　　　　　ンロードの求めるに応じることができるようにしている場合には、不要

　　　4.適用時期

　　　　令和4年1月1日以降に行う電子取引について適用

　2回にわたって電子帳簿保存法について解説しましたがいかがだったでしょうか。

　特に義務化される電子取引については行っている事業者様も多いと思いますので、

ご不明点等ございましたら弊社にお問い合わせください。

　また、電子帳簿保存法の改正によって電子保存の要件が緩和されるこのタイミングにペーパーレス化を進めたいとお考えの事業者様もお気軽にお問い合わせください。